Este libro “Working Knowledge: How organizations manage what they know” es un a referencia básica para todo aquel interesado en la gestión del conocimiento. Está estructurado básicamente describiendo en cada capítulo las diferentes fases del proceso de gestión del conocimiento. Primeramente define los conceptos más importantes para luego así pasar a las diferentes fases de la gestión del conocimiento como son la captura del conocimiento, la codificación del conocimiento y la transferencia de este. El libro concluye con una serie de recomendaciones para poner en marcha iniciativas de gestión del conocimiento dentro de una organización.

Este libro me lo enviaron de la Univesitat Oberta de Catalunya como parte del postgrado que estoy realizando en materia de gestión del conocimiento y la innovación. Creo que es una actividad totalmente recomendable hacer leer a los alumnos los fundamentos teóricos de la gestión del conocimiento, ya que esto provee de unos conocimientos sobre los que luego se irán profundizando durante el curso.

Así por tanto, después de haber terminado de leer el libro si tuviese que quedarme con una frase me quedaría con esta de Thomas Henry Huxley: “El objetivo de la gestión del conocimiento no es el conocimiento sino la acción.” que viene a decir que el objetivo de la gestión del conocimiento es facilitar la toma de decisiones, no es gestionar el conocimiento por gestionarlo. Como dicen los autores del libro T. Davenport y L. Prusak, “knowledge is close to action”.

Me gustaría compartir con los lectores de este blog algunas de las anotaciones que he realizado mientras leía el libro. Sobre todo las que se refieren a la combinación de la gestión del conocimiento y la gestión de la información y por tanto los sistemas de información. Sobre este tema, se menciona una regla muy interesante y a tener muy en cuenta, sobre todo por los Chief Knowledge Officer o Knowledge Evangelist (yo personalmente prefiero el segundo). La regla dice que si más de un tercio de los recursos tanto monetarios como de tiempo de un proyecto son destinados en tecnología el proyecto no será un proyecto de gestión del conocimiento sino tecnológico.

Muchas veces al llevar a cabo proyectos para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento se realizan mayor esfuerzos en la parte técnica (hard) que en la de cultura organizacional y personas (soft). En mi opinión es más por falta de valentía que otra cosa, es decir, es mucho más fácil dedicar esfuerzo a cambiar un sistema de información que en cambiar la cultura organizacional. Ya que muchas veces ni siquiera sabemos como podemos cambiar el comportamiento de las personas!

T. Davenport y L. Prusak exponen de forma incesante, tal y como lo hace también Koldo Saratxaga, que el conocimiento esta en las personas y por tanto una gestión eficiente del conocimiento no se puede llevar a cabo sin un profundo cambio cultural, organizativo y de comportamiento. Las personas con sus valores, sus creencias y su conocimiento tiene un gran impacto en el conocimiento organizacional. Ya lo decían dos grandes expertos de la gestión del conocimiento como son Nonaka y Takeuchi, “Knowledge is about beliefs and commitment”.

En la actualidad las conversaciones, el dialogo, es la única forma de llevar a cabo el trabajo. Las conversaciones son la forma en la que los trabajadores del conocimiento descubren que es lo que ellos conocen, lo transfieren a sus compañeros y en este proceso crea nuevo conocimiento para la organización. Un intercambio activo de ideas y conocimiento en una atmósfera o entorno de apertura y confianza permite a las personas entender que está sucediendo en la organización, tener una visión global de la organización, mas allá de su departamento por ejemplo.

Por tanto es más importante que las personas dialoguen antes que intentar capturar todo su conocimiento en sistemas expertos tabulando dicho conocimiento. Ya en esto, como en otras cosas, los japoneses nos llevan la delantera implantando en los centros de trabajo los llamados “Talk rooms”. Compartir el conocimiento entre las personas de la organización es un factor clave para la innovación y la productividad. Los talk rooms hacen uso de una teoría muy estudiada en psicología como es el valor de las historias. Estos talk rooms pueden vale para contar historias, experiencias, que de otra forma no las contarían. Las características fundamentales de los talk rooms son en general las siguientes:

• Se debe pasar al menos 20 minutos al día en la sala, no siempre con las mismas personas y a las mismas horas.
• No se deben realizar reuniones (ni formales ni informales) en dicha sala.
• Las conversaciones que se lleven a cabo no deben estar organizadas, no tendrán ni temática ni orden del día, ni nada por el estilo.
• Su estructura dependerá de la cultura organizacional.

Además la interacción de personas de diferentes culturas, conocimientos y experiencias es una de las condiciones que permiten la generación de conocimiento. Las conversaciones cara a cara entre las personas, al contrario que otro tipo de conversaciones como la telefónica o vía email por ejemplo, establece entre los participantes un rapport, una química, entre ellos que provocará una mayor satisfacción entre los participantes y por tanto elevará la motivación de estos. Aunque como ya es bien sabido, las personas raramente comparten algo valioso (como el conocimiento) si no esperan algo a cambio, si se establece algún tipo de vinculo esto se consigue más fácilmente.

Me gustaría terminar este resumen del libro “Working Knowledge” con la reflexión de Thomas Henry Huxley: “El objetivo de la gestión del conocimiento no es el conocimiento sino la acción”. Por tanto una tensión saludable entre conocimiento y acción es la clave para el éxito.

Todavía me quedan muchas cosas en el tintero, pero poco a poco iremos desgranandolas y detallando un poco más asuntos referentes de la gestión del conocimiento, donde el 80% son cuestiones de cultura organizacional, personas, etc. y solo el 20% son cuestiones técnicas. De todo ello hablaremos por aquí, de personas, de conocimiento, de cultura organizacional, de productividad, de innovación, de generación de conocimiento, de… Hay mucho de que conversar!!